Für die weitere Bearbeitung ist es sehr hilfreich, alle Informationen digitalisiert in einheitlicher Form im Zugriff zu haben. Vieles beziehen wir heute schon digital, insbesondere wenn es aus dem Internet stammt. Aber andere Informationen bekommen wir nur mündlich, z.B. den Hinweis vom Vertrieb auf ein interessantes Kundengespräch.

Es empfiehlt sich, auch solche Angaben in eine elektronische Form zu bringen. Das hat mehrere Vorteile:

• Die Information geht Ihnen nicht so schnell verloren.
• Sie haben Dateien in der Regel schneller im Zugriff als Papier.
• Bei einer elektronischen Ablage können mehr Personen darauf zugreifen.
• Auf Dateien mit Text kann eine Volltextsuche gemacht werden. Die Wiederauffindbarkeit verbessert sich.
• Bei einheitlicher Ablage in einem elektronischen System haben Sie u.U. mehr Auswertemöglichkeiten und erkennen schneller Zusammenhänge mit anderen Informationen.

Natürlich müssen Sie dabei das Urheberrecht und andere Gesetze beachten, denn Sie dürfen nicht alles digitalisieren. In einem solchen Fall sollten Sie zumindest einen elektronischen Eintrag anlegen, der wichtige Metainformationen enthält und auf das Werk verweist.

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